Menyusun Peraturan Perusahaan: dikerjakan sendiri, pakai templat, atau dengan konsultan?

Begitu perusahaan mempekerjakan 10 orang atau lebih, Peraturan Perusahaan (PP) wajib dibuat dan disahkan. Dasar kewajibannya sudah kami bahas di artikel Kapan perusahaan wajib punya Peraturan Perusahaan? Artikel ini membahas langkah berikutnya: bagaimana menyusunnya dengan benar, dan pilihan cara mengerjakannya.

PP yang baik bukan dokumen yang paling tebal. PP yang baik adalah dokumen yang lolos pengesahan, sesuai dengan cara perusahaan benar-benar bekerja, dan bisa dipakai atasan saat harus mengambil keputusan, misalnya soal keterlambatan, lembur, atau pelanggaran.

Struktur PP yang umum dipakai

Undang-Undang Ketenagakerjaan hanya menetapkan isi minimal: hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban karyawan, syarat kerja, tata tertib, dan jangka waktu berlaku. Dalam praktik, isi itu biasanya dijabarkan menjadi bab-bab berikut:

1. Ketentuan umum. Definisi istilah, ruang lingkup, dan siapa saja yang tunduk pada PP.
2. Hubungan kerja. Penerimaan karyawan, jenis perjanjian kerja (waktu tertentu dan waktu tidak tertentu), masa percobaan, dan penempatan.
3. Waktu kerja dan lembur. Jam kerja, jadwal sif bila ada, istirahat, dan tata cara perintah serta persetujuan lembur.
4. Pengupahan. Komponen upah, tanggal pembayaran, potongan yang sah, Tunjangan Hari Raya (THR), dan rujukan ke struktur dan skala upah.
5. Cuti dan izin. Cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti haid, izin karena alasan penting, dan cara pengajuannya.
6. Jaminan sosial dan kesejahteraan. BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan fasilitas lain yang memang diberikan.
7. Keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Kewajiban perusahaan dan karyawan, alat pelindung diri, dan pelaporan kecelakaan.
8. Tata tertib dan disiplin. Kewajiban dan larangan, jenis pelanggaran, serta tahapan sanksi.
9. Penyelesaian keluh kesah dan perselisihan. Ke mana karyawan menyampaikan keluhan, dan tahapan penyelesaiannya.
10. Berakhirnya hubungan kerja. Pengunduran diri, berakhirnya kontrak, pemutusan hubungan kerja (PHK), dan hak-hak yang menyertainya.
11. Ketentuan penutup. Masa berlaku, cara perubahan, dan sosialisasi.

Urutan dan nama bab boleh berbeda. Yang penting, kelima isi minimal tercakup dan tidak ada ketentuan yang lebih rendah dari peraturan perundang-undangan.

Bagian yang paling sering bermasalah

Dari pengalaman menyusun dan memeriksa PP, ada beberapa bagian yang paling sering membuat draf dikembalikan pemeriksa, atau menimbulkan masalah setelah disahkan.

1. Disalin dari perusahaan lain

Templat dari perusahaan lain sering memuat hal yang tidak berlaku di perusahaan Anda: sistem sif yang tidak ada, tunjangan yang tidak pernah diberikan, atau jabatan yang tidak dikenal. Begitu PP disahkan, isi itu menjadi kewajiban. Karyawan bisa menagih tunjangan yang tertulis di PP, meskipun sebenarnya hanya ikut tersalin.

2. Hak normatif di bawah ketentuan

Contohnya cuti tahunan kurang dari 12 hari kerja, lembur tanpa upah lembur, atau masa percobaan untuk karyawan kontrak. Klausul seperti ini hampir pasti diminta untuk diperbaiki, dan bila lolos pun tetap batal demi hukum karena bertentangan dengan undang-undang.

3. Sanksi yang tidak bertahap atau tidak jelas

Tata tertib yang hanya menulis "pelanggaran berat dapat di-PHK" tanpa menjelaskan jenis pelanggarannya akan menyulitkan perusahaan sendiri saat terjadi kasus. Susun pelanggaran berdasarkan tingkatnya (ringan, sedang, berat), lalu pasangkan dengan sanksi yang bertahap: teguran lisan, surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga.

4. Tidak sesuai dengan praktik sehari-hari

PP yang menulis jam kerja 08.00–17.00, padahal tim gudang bekerja dalam sif, akan langsung bertentangan dengan kenyataan. Setiap selisih antara PP dan praktik adalah celah saat terjadi perselisihan.

5. Proses saran wakil karyawan tidak terdokumentasi

Undang-undang mewajibkan PP disusun dengan memperhatikan saran dan pertimbangan wakil karyawan. Bila perusahaan belum memiliki serikat pekerja, wakil dipilih secara demokratis oleh karyawan. Simpan bukti prosesnya: undangan, daftar hadir, catatan saran, dan berita acara. Bukti ini biasanya diminta saat pengajuan pengesahan.

Tiga cara mengerjakannya

Dikerjakan sendiri masuk akal bila ada orang di tim yang memahami aturan ketenagakerjaan dan punya waktu. Kendalanya biasanya bukan menulis draf, tetapi menjawab catatan pemeriksa dan memastikan isinya sesuai aturan terbaru.

Templat atau AI bisa menjadi titik awal yang cepat. Masalahnya, draf seperti itu tidak tahu jam kerja, struktur, dan kebiasaan perusahaan Anda, dan sering memakai rujukan aturan yang sudah diganti. Waktu yang dihemat di awal sering habis untuk revisi.

Dengan konsultan cocok bila perusahaan ingin PP selesai sampai sah tanpa menyita waktu tim. Pastikan ruang lingkupnya jelas sejak awal: apakah termasuk pendampingan konsultasi dengan wakil karyawan, penyiapan berkas, dan penanganan revisi sampai pengesahan.

Yang perlu disiapkan sebelum mulai

• Data perusahaan: akta pendirian dan perubahannya, Nomor Induk Berusaha (NIB), dan alamat setiap lokasi kerja.
• Jumlah dan susunan karyawan: per lokasi, per jenis perjanjian kerja, dan per bagian.
• Kebijakan yang sudah berjalan, walaupun belum tertulis: jam kerja, lembur, cuti, tunjangan, dan sanksi yang biasa diberikan.
• Contoh perjanjian kerja yang dipakai saat ini.
• Bukti pelaporan Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan (WLKP) dan kepesertaan BPJS.
• PP lama, bila ada, beserta tanggal pengesahan dan masa berlakunya.
• Nama calon wakil karyawan, atau rencana cara memilihnya.

Setelah PP disusun

Draf yang sudah disepakati diajukan untuk disahkan. Prosesnya berbeda menurut lokasi kerja perusahaan, dan kami bahas tersendiri di artikel Cara mengesahkan Peraturan Perusahaan. Setelah sah, PP wajib disosialisasikan kepada karyawan, dan masa berlakunya paling lama 2 tahun.

Ringkasnya

• Pastikan kelima isi minimal tercakup, dan tidak ada hak yang lebih rendah dari aturan.
• Tulis sesuai praktik nyata, bukan menyalin perusahaan lain.
• Susun tata tertib dan sanksi secara bertahap dan jelas.
• Dokumentasikan proses saran wakil karyawan.
• Siapkan data pendukung sejak awal supaya pengesahan tidak tertunda.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama menyusun Peraturan Perusahaan?

Untuk perusahaan dengan 10 sampai 50 karyawan, penyusunan draf biasanya memakan 2 sampai 4 minggu. Yang paling menentukan bukan menulisnya, tetapi kecepatan mengumpulkan data dan menjadwalkan diskusi dengan wakil karyawan. Setelah itu menyusul proses pengesahan oleh instansi ketenagakerjaan.

Apakah PP harus berbahasa Indonesia?

Ya. Naskah yang diajukan dan disahkan adalah naskah berbahasa Indonesia. Bila manajemen atau pemilik tidak membaca bahasa Indonesia, terjemahan bahasa Inggris bisa disiapkan sebagai pegangan, dengan catatan bahwa yang berlaku secara hukum adalah versi bahasa Indonesia.

Bolehkah satu PP mengatur ketentuan berbeda untuk kantor dan lapangan?

Boleh. Satu PP dapat mengatur jam kerja, sif, atau tunjangan yang berbeda untuk kelompok pekerjaan yang berbeda, asalkan pembedanya jelas, berlaku sama untuk semua orang di kelompok itu, dan tidak ada yang di bawah ketentuan. Cara ini lebih baik daripada memaksakan satu aturan yang tidak sesuai dengan sebagian karyawan.

Bolehkah PP memberi hak yang lebih baik dari aturan?

Boleh. Yang dilarang hanya ketentuan yang lebih rendah dari peraturan perundang-undangan. Namun ingat, semua yang tertulis di PP yang sah menjadi kewajiban perusahaan. Tuliskan hanya fasilitas yang memang sanggup dan ingin diberikan secara konsisten.

Apakah setiap karyawan harus menandatangani PP?

Tidak harus. Yang diwajibkan adalah perusahaan memberitahukan dan menjelaskan isi PP serta memberikan naskahnya kepada karyawan. Dalam praktik, simpan bukti bahwa karyawan sudah menerima dan mendapat penjelasan, misalnya daftar hadir sosialisasi atau tanda terima naskah.

PP kami sudah kedaluwarsa. Apa yang harus dilakukan?

Segera susun pembaruan dan ajukan pengesahan. Manfaatkan kesempatan ini untuk menyesuaikan isinya dengan aturan dan kondisi terbaru, karena PP lama sering masih merujuk aturan yang sudah diganti. Jangan menunggu sampai ada pemeriksaan atau perselisihan.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.