Kapan perusahaan wajib punya Peraturan Perusahaan?

Peraturan Perusahaan (PP) adalah aturan tertulis yang dibuat pengusaha berisi syarat kerja dan tata tertib perusahaan. Banyak perusahaan menunda menyusunnya karena merasa masih kecil. Padahal kewajibannya muncul lebih cepat dari yang biasanya diperkirakan.

Batasnya: 10 karyawan

Pasal 108 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mewajibkan pengusaha yang mempekerjakan paling sedikit 10 orang untuk membuat Peraturan Perusahaan. PP baru berlaku setelah disahkan oleh instansi ketenagakerjaan yang berwenang.

Kewajiban ini tidak berlaku jika perusahaan sudah memiliki Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dengan serikat pekerja. Untuk perusahaan yang belum memiliki serikat pekerja, PP adalah dokumen yang dipakai.

Isi minimal Peraturan Perusahaan

Pasal 111 menyebut PP sekurang-kurangnya memuat:

• Hak dan kewajiban pengusaha.
• Hak dan kewajiban karyawan.
• Syarat kerja, misalnya jam kerja, lembur, cuti, dan pengupahan.
• Tata tertib perusahaan, termasuk jenis pelanggaran dan sanksinya.
• Jangka waktu berlakunya PP.

Isi PP tidak boleh lebih rendah dari ketentuan peraturan perundang-undangan. Klausul yang mengurangi hak normatif, misalnya cuti di bawah ketentuan, akan diminta untuk diperbaiki saat pengesahan.

Berlaku paling lama 2 tahun

PP berlaku paling lama 2 tahun dan wajib diperbarui setelah masa berlakunya habis. Ini yang paling sering terlewat: PP pernah disahkan, lalu tidak ada yang mengingat tanggal berakhirnya. Catat tanggal berakhir PP dan mulai proses pembaruan sekitar tiga bulan sebelumnya.

Tahapan dari draf sampai sah

1. Siapkan data pendukung. Pastikan data WLKP dan kepesertaan BPJS sudah lengkap, karena keduanya biasanya diperiksa saat pengajuan.
2. Susun draf. Sesuaikan dengan kondisi nyata perusahaan, bukan sekadar menyalin template perusahaan lain.
3. Minta saran wakil karyawan. Undang-undang mewajibkan PP disusun dengan memperhatikan saran dan pertimbangan wakil karyawan. Dokumentasikan prosesnya.
4. Ajukan pengesahan. Pengajuan dilakukan secara online melalui sistem Kementerian Ketenagakerjaan. Instansi yang mengesahkan bergantung pada lokasi kerja: dinas tingkat kabupaten atau kota, dinas provinsi, atau Kementerian bila lokasi kerja tersebar di beberapa provinsi.
5. Perbaiki bila ada catatan. Revisi dari pemeriksa adalah hal biasa.
6. Sosialisasikan. Setelah sah, pengusaha wajib memberitahukan dan menjelaskan isi PP serta memberikan naskahnya kepada karyawan.

Apa risikonya jika belum ada

Tidak memiliki PP, membiarkannya kedaluwarsa, atau tidak menyosialisasikannya kepada karyawan dapat dikenai sanksi denda menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan. Dalam praktik, masalah yang lebih sering muncul adalah saat terjadi perselisihan: tanpa PP yang sah, perusahaan sulit menunjukkan aturan mana yang dilanggar karyawan.

Ringkasnya

Begitu karyawan Anda mencapai 10 orang, mulailah menyusun PP. Dokumen ini bukan hanya kewajiban, tetapi juga pegangan yang sama bagi atasan dan karyawan saat mengambil keputusan sehari-hari.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.