Cara mengesahkan Peraturan Perusahaan: jalur dinas ketenagakerjaan dan PP-PKB daring

Peraturan Perusahaan (PP) baru berlaku setelah disahkan oleh instansi ketenagakerjaan yang berwenang. Banyak perusahaan sudah punya draf, tetapi tertahan di tahap ini: tidak tahu harus mengajukan ke mana, berkas apa yang diminta, atau bagaimana menjawab catatan pemeriksa. Artikel ini membahas proses pengesahan secara berurutan.

Dasar hukumnya adalah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan beserta perubahannya, dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 28 Tahun 2014 tentang tata cara pembuatan dan pengesahan Peraturan Perusahaan.

1. Tentukan instansi yang berwenang

Instansi yang mengesahkan PP ditentukan oleh sebaran lokasi kerja perusahaan:

Yang dihitung adalah lokasi tempat karyawan bekerja, bukan hanya alamat kantor pusat. Karena itu, petakan dulu semua lokasi kerja sebelum menyiapkan berkas.

2. Pilih cara pengajuan

Untuk perusahaan dengan lokasi kerja di beberapa kabupaten/kota atau provinsi, pengajuan dilakukan secara daring melalui sistem PP-PKB Kementerian Ketenagakerjaan. Ada satu syarat yang sering terlewat: setiap lokasi perlu terdaftar sebagai kantor cabang di sistem Online Single Submission (OSS) dan sudah dilaporkan dalam Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan (WLKP). Bila karyawan di kota lain belum tercatat sebagai cabang, perusahaan diperlakukan seperti memiliki satu lokasi.

Untuk perusahaan dengan satu lokasi kerja, pengajuan dilakukan ke dinas ketenagakerjaan setempat. Di banyak daerah, berkas masih diserahkan langsung ke kantor dinas, lalu diperiksa oleh petugas. Tanyakan ke dinas setempat apakah tersedia pengajuan daring, karena praktiknya berbeda antardaerah.

3. Siapkan berkas

Rincian berkas bisa sedikit berbeda antarinstansi. Yang biasanya diminta:

• Surat permohonan pengesahan dari pimpinan perusahaan.
• Naskah PP yang sudah ditandatangani pimpinan perusahaan.
• Bukti bahwa PP telah dimintakan saran dan pertimbangan wakil karyawan, misalnya berita acara, daftar hadir, dan catatan saran.
• Data perusahaan: akta pendirian, Nomor Induk Berusaha (NIB), dan data jumlah karyawan.
• Bukti pelaporan WLKP yang masih berlaku.
• Bukti kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
• Untuk pembaruan: salinan surat pengesahan PP sebelumnya.

Kekurangan berkas adalah penyebab penundaan yang paling umum, dan juga yang paling mudah dicegah. Periksa kelengkapannya sebelum mengajukan.

4. Tunggu pemeriksaan

Undang-undang menetapkan pengesahan diberikan paling lama 30 hari kerja sejak naskah PP diterima. Bila dalam jangka waktu itu PP belum disahkan dan tidak ada pemberitahuan perbaikan, PP dianggap telah mendapat pengesahan. Dalam praktik, simpan bukti tanggal penerimaan berkas, karena tanggal itulah yang menjadi patokan.

5. Tangani catatan perbaikan

Bila naskah PP belum memenuhi ketentuan, pejabat yang berwenang memberitahukan secara tertulis bagian yang perlu diperbaiki. Catatan yang sering muncul:

• Hak normatif di bawah ketentuan, misalnya cuti tahunan, upah lembur, atau hak saat berakhirnya hubungan kerja.
• Rujukan aturan yang sudah tidak berlaku.
• Bukti saran wakil karyawan yang kurang lengkap.
• Ketentuan yang tidak jelas, misalnya jenis pelanggaran dan sanksinya.

Perbaiki sesuai catatan, lalu ajukan kembali dalam batas waktu yang diberikan. Revisi adalah hal biasa dan bukan tanda draf Anda buruk. Yang penting, tanggapi dengan cepat dan rapi.

6. Setelah sah

1. Simpan surat pengesahan beserta naskah PP yang disahkan. Dokumen ini biasanya diminta saat pemeriksaan ketenagakerjaan.
2. Sosialisasikan. Pengusaha wajib memberitahukan dan menjelaskan isi PP serta memberikan naskahnya kepada karyawan. Dokumentasikan sosialisasinya, misalnya dengan daftar hadir.
3. Catat tanggal berakhirnya. PP berlaku paling lama 2 tahun. Pasang pengingat sekitar tiga bulan sebelumnya untuk mulai menyusun pembaruan.

Mengubah PP sebelum masa berlakunya habis

Perubahan PP di tengah masa berlaku hanya dapat dilakukan atas dasar kesepakatan dengan wakil karyawan, dan perubahannya juga harus disahkan. Karena itu, kumpulkan dulu kebutuhan perubahan, lalu pertimbangkan apakah lebih praktis memasukkannya ke pembaruan berikutnya.

Bila perusahaan memiliki serikat pekerja

Bila serikat pekerja di perusahaan meminta perundingan Perjanjian Kerja Bersama (PKB) selama PP masih berlaku, pengusaha wajib melayaninya. Setelah PKB berlaku, PKB menggantikan PP.

Checklist singkat

• Semua lokasi kerja sudah dipetakan, dan instansi yang berwenang sudah ditentukan.
• Untuk jalur daring: setiap lokasi terdaftar sebagai cabang di OSS dan dilaporkan dalam WLKP.
• Bukti saran wakil karyawan lengkap.
• WLKP dan BPJS sudah diperbarui.
• Tanggal penerimaan berkas tercatat.
• Setelah sah: sosialisasi dilakukan dan tanggal berakhir dicatat.

Belum punya draf? Baca dulu panduan menyusun Peraturan Perusahaan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah ada biaya untuk pengesahan PP?

Pada umumnya tidak ada biaya resmi yang dipungut instansi untuk pengesahan PP. Biaya yang muncul biasanya berasal dari penyusunan draf dan pendampingan, bila perusahaan memakai bantuan pihak luar. Bila ada permintaan biaya dari pihak mana pun, tanyakan dasar aturannya.

Berapa lama sampai PP disahkan?

Undang-undang menetapkan paling lama 30 hari kerja sejak naskah diterima. Bila ada catatan perbaikan, waktunya bertambah sesuai kecepatan perusahaan memperbaiki dan mengajukan kembali. Karena itu, berkas yang lengkap dan draf yang rapi sejak awal adalah cara paling efektif untuk mempercepat.

Siapa yang harus menyerahkan berkas ke dinas ketenagakerjaan?

Untuk pengajuan langsung, berkas diserahkan oleh pimpinan perusahaan atau perwakilan yang ditunjuk dengan surat kuasa. Siapkan salinan berkas dan minta tanda terima yang mencantumkan tanggal, karena tanggal itu menjadi patokan jangka waktu pengesahan.

Kantor pusat kami di Jakarta, tetapi ada karyawan di kota lain yang belum terdaftar sebagai cabang. Bagaimana?

Untuk jalur daring PP-PKB, setiap lokasi perlu terdaftar sebagai kantor cabang di OSS dan dilaporkan dalam WLKP. Bila belum, perusahaan umumnya diperlakukan seperti memiliki satu lokasi dan mengajukan ke dinas ketenagakerjaan setempat. Bila jumlah karyawan di kota lain cukup banyak dan akan terus bertambah, pertimbangkan untuk mendaftarkan cabangnya.

Apakah PP lama tetap berlaku selama pembaruan diproses?

Supaya tidak ada kekosongan, ajukan pembaruan sebelum PP lama berakhir. Mulailah sekitar tiga bulan sebelum tanggal berakhir, sehingga ada cukup waktu untuk menyusun, berdiskusi dengan wakil karyawan, dan menangani revisi.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.