Audit kepatuhan ketenagakerjaan: 12 hal yang perlu diperiksa perusahaan

Kebanyakan perusahaan baru memeriksa kepatuhan HR setelah ada masalah: karyawan mengadu ke dinas ketenagakerjaan, ada pemeriksaan BPJS, atau ada perselisihan saat karyawan keluar. Pada saat itu, perbaikannya lebih mahal dan lebih menegangkan daripada bila diperiksa lebih awal.

Audit kepatuhan ketenagakerjaan adalah pemeriksaan sistematis atas kewajiban perusahaan terhadap karyawan, berdasarkan aturan yang berlaku. Berikut 12 area yang perlu diperiksa, beserta pertanyaan kunci untuk masing-masing.

1. Peraturan Perusahaan

Perusahaan dengan 10 karyawan atau lebih wajib memiliki Peraturan Perusahaan (PP) yang disahkan, kecuali sudah memiliki Perjanjian Kerja Bersama.

• Apakah PP sudah disahkan dan masih berlaku (paling lama 2 tahun)?
• Apakah isinya sesuai dengan praktik saat ini?
• Apakah sudah disosialisasikan kepada karyawan?

2. Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

Area dengan risiko paling tinggi di banyak perusahaan kecil. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, PKWT hanya untuk pekerjaan yang bersifat sementara atau selesai dalam waktu tertentu, dengan jangka waktu paling lama 5 tahun termasuk perpanjangan.

• Apakah semua PKWT dibuat tertulis, dalam bahasa Indonesia?
• Apakah ada PKWT untuk pekerjaan yang sebenarnya tetap?
• Apakah ada PKWT yang melewati batas waktu, atau yang mensyaratkan masa percobaan?
• Apakah uang kompensasi dibayarkan saat PKWT berakhir?

3. Perjanjian kerja waktu tidak tertentu

• Apakah setiap karyawan tetap memiliki surat pengangkatan atau perjanjian kerja tertulis?
• Apakah masa percobaan tidak lebih dari 3 bulan?

4. BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

• Apakah semua karyawan, termasuk karyawan kontrak, sudah didaftarkan sejak mulai bekerja?
• Apakah iuran dihitung dari upah yang benar, bukan hanya upah minimum?
• Apakah program yang wajib sudah diikuti semua: Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, Jaminan Pensiun, dan Jaminan Kehilangan Pekerjaan?

5. Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan (WLKP)

Perusahaan wajib melaporkan data ketenagakerjaan setiap tahun. Panduannya ada di artikel cara lapor WLKP.

• Apakah laporan WLKP tahun ini sudah dibuat?
• Apakah jumlah karyawan dan lokasinya sesuai kondisi nyata?

6. Upah minimum

• Apakah tidak ada karyawan yang dibayar di bawah upah minimum yang berlaku di lokasi kerjanya?
• Apakah penyesuaian upah minimum tahun berjalan sudah diterapkan?

7. Struktur dan skala upah

Perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah dan memberitahukannya kepada karyawan. Penjelasannya ada di artikel struktur dan skala upah untuk perusahaan kecil.

• Apakah struktur dan skala upah sudah ada dan diberitahukan?
• Apakah upah karyawan dengan jabatan dan masa kerja serupa konsisten?

8. Waktu kerja dan lembur

Waktu kerja normal adalah 40 jam seminggu. Lembur paling lama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, harus disetujui karyawan, dan wajib dibayar upah lembur.

• Apakah ada catatan kehadiran dan lembur?
• Apakah upah lembur dihitung dengan rumus yang benar?
• Apakah ada karyawan yang lembur rutin melebihi batas?

9. Tunjangan Hari Raya (THR)

• Apakah THR dibayarkan kepada semua karyawan dengan masa kerja 1 bulan atau lebih, termasuk karyawan kontrak?
• Apakah dibayarkan paling lambat 7 hari sebelum hari raya?
• Apakah perhitungan untuk masa kerja kurang dari 12 bulan sudah proporsional?

10. Cuti dan istirahat

• Apakah karyawan mendapat cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja 12 bulan?
• Apakah cuti melahirkan, cuti haid, dan izin karena alasan penting diberikan sesuai aturan?

11. Pajak penghasilan karyawan (PPh 21)

• Apakah PPh 21 dipotong, disetor, dan dilaporkan setiap bulan?
• Apakah bukti potong diberikan kepada karyawan?

12. Keselamatan kerja dan data pribadi

Dua area yang sering dianggap urusan perusahaan besar, padahal berlaku untuk semua.

• Keselamatan dan kesehatan kerja (K3): apakah ada induksi keselamatan untuk karyawan baru, kotak pertolongan pertama, alat pemadam api ringan, dan prosedur pelaporan kecelakaan? Penjelasannya ada di artikel kewajiban K3 untuk perusahaan kecil.
• Data pribadi karyawan: sejak berlakunya Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, apakah berkas karyawan disimpan dengan aman, aksesnya dibatasi, dan karyawan mengetahui untuk apa datanya dipakai?

Cara melakukan audit

1. Kumpulkan dokumen. PP, contoh perjanjian kerja, daftar karyawan, slip gaji, bukti BPJS, laporan WLKP, catatan kehadiran dan lembur, serta bukti pembayaran THR.
2. Ambil sampel. Untuk perusahaan dengan puluhan karyawan, periksa semua kontrak PKWT dan sampel slip gaji dari beberapa bulan.
3. Catat temuan dan tingkat risikonya. Misalnya tinggi untuk PKWT yang melewati batas, sedang untuk PP yang kedaluwarsa, rendah untuk dokumen yang belum rapi.
4. Susun urutan perbaikan. Mulai dari risiko tertinggi, tentukan penanggung jawab dan tenggatnya.
5. Ulangi secara berkala. Setahun sekali sudah memadai untuk kebanyakan perusahaan kecil, ditambah pemeriksaan setiap kali ada perubahan aturan.

Audit sendiri atau dengan pihak luar?

Checklist di atas bisa dipakai untuk pemeriksaan awal secara mandiri. Pemeriksaan oleh pihak luar berguna bila tim internal tidak punya waktu, bila hasilnya perlu dilaporkan ke pemilik atau investor, atau bila Anda ingin pandangan yang tidak terbiasa dengan "cara kita selama ini". Apa pun pilihannya, yang terpenting adalah temuan ditindaklanjuti, bukan hanya dicatat.

Pertanyaan yang sering diajukan

Seberapa sering audit kepatuhan perlu dilakukan?

Untuk kebanyakan perusahaan kecil, setahun sekali sudah memadai. Tambahkan pemeriksaan setiap kali ada perubahan besar: aturan baru terbit, jumlah karyawan melewati 10 atau 100 orang, perusahaan membuka lokasi baru, atau akan menerima investor.

Kami menemukan PKWT yang sudah melewati batas. Apa akibatnya?

PKWT yang tidak memenuhi ketentuan, misalnya dipakai untuk pekerjaan tetap atau melewati batas waktu, demi hukum dapat berubah menjadi perjanjian kerja waktu tidak tertentu. Artinya karyawan tersebut berstatus karyawan tetap dengan hak-haknya. Perbaiki statusnya, hitung hak yang mungkin timbul, dan dokumentasikan perbaikannya. Untuk kasus yang sudah menjadi perselisihan, konsultasikan secara khusus.

Apakah audit membutuhkan akses ke data gaji karyawan?

Ya, setidaknya sampel slip gaji, data kepesertaan BPJS, dan catatan lembur, karena kepatuhan upah dan iuran tidak bisa diperiksa tanpa data itu. Bila memakai pihak luar, pastikan ada perjanjian kerahasiaan dan perjanjian pemrosesan data pribadi sebelum data dikirim, dan batasi data hanya pada yang diperlukan.

Apa bedanya audit kepatuhan dengan pemeriksaan oleh pengawas ketenagakerjaan?

Pemeriksaan oleh pengawas ketenagakerjaan dilakukan oleh instansi pemerintah dan dapat berujung pada nota pemeriksaan atau sanksi. Audit kepatuhan adalah pemeriksaan yang dilakukan perusahaan sendiri, atau oleh pihak yang ditunjuknya, untuk menemukan dan memperbaiki masalah lebih dulu. Hasilnya untuk perbaikan internal, bukan untuk menghukum.

Hasil audit dipakai untuk apa saja?

Yang utama adalah rencana perbaikan berurutan menurut risikonya. Hasil audit juga berguna sebagai laporan kepada pemilik atau direksi, persiapan menghadapi pemeriksaan, dan bahan uji tuntas bila perusahaan akan menerima investor atau mengambil alih usaha lain.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.