Menyusun struktur dan skala upah untuk perusahaan kecil

Struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari jabatan terendah sampai tertinggi, lengkap dengan rentang nominalnya. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mewajibkan pengusaha menyusunnya dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas.

Bagi perusahaan kecil, kata "struktur dan skala upah" sering terdengar seperti pekerjaan perusahaan besar. Sebenarnya versi sederhananya bisa disusun dalam beberapa minggu.

Mengapa perlu

Kewajiban regulasi. Struktur dan skala upah wajib disusun dan diberitahukan kepada setiap karyawan.
Upah minimum hanya untuk masa kerja di bawah 1 tahun. Karyawan dengan masa kerja 1 tahun atau lebih diupah berpedoman pada struktur dan skala upah.
Dipakai saat pengesahan Peraturan Perusahaan. Struktur dan skala upah umumnya diminta sebagai lampiran.
Keputusan gaji jadi konsisten. Kenaikan gaji tidak lagi ditentukan per kasus atau berdasarkan siapa yang paling sering meminta.

Dasar penyusunan

PP 36/2021 menyebut struktur dan skala upah disusun berdasarkan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Untuk perusahaan kecil, jabatan biasanya menjadi dasar utama, sedangkan masa kerja dan kompetensi menentukan posisi seseorang di dalam rentang.

Tujuh langkah praktis

Daftar semua jabatan. Tulis nama jabatan dan ringkasan tugasnya. Jabatan yang tugasnya sama digabung, walau sebutannya berbeda.
Evaluasi jabatan. Beri bobot setiap jabatan dengan beberapa faktor yang sama: pengetahuan yang dibutuhkan, tanggung jawab, kompleksitas masalah, dan dampak kesalahan. Metode poin sederhana sudah cukup.
Kelompokkan ke dalam grade. Perusahaan dengan 10–150 karyawan umumnya cukup dengan 5–7 grade. Jabatan dengan skor berdekatan masuk grade yang sama.
Tentukan rentang upah per grade. Setiap grade punya nilai minimum, tengah, dan maksimum. Rentang yang lebih lebar di grade atas memberi ruang kenaikan tanpa harus naik jabatan.
Cek terhadap upah minimum dan kemampuan perusahaan. Batas bawah grade terendah tidak boleh di bawah upah minimum yang berlaku. Hitung juga total biaya jika semua karyawan disesuaikan ke rentangnya.
Petakan karyawan saat ini. Akan ada karyawan di bawah atau di atas rentang. Untuk yang di bawah, buat rencana penyesuaian bertahap. Untuk yang di atas, upahnya tidak diturunkan, tetapi kenaikannya disesuaikan.
Tetapkan dan beri tahu karyawan. Struktur ditetapkan oleh pimpinan perusahaan, lalu setiap karyawan diberi tahu grade dan rentang upahnya secara perorangan.

Contoh sederhana

Contoh di bawah memakai kelipatan upah minimum agar mudah disesuaikan dengan daerah dan tahun yang berlaku. Angkanya ilustrasi, bukan rekomendasi.

Grade	Contoh jabatan	Minimum	Maksimum
1	Staf operasional, kurir	1,0× UM	1,3× UM
2	Staf administrasi, admin gudang	1,2× UM	1,6× UM
3	Staf senior, koordinator	1,5× UM	2,1× UM
4	Supervisor	2,0× UM	2,9× UM
5	Manajer	2,8× UM	4,2× UM

Perhatikan bahwa rentang antar grade saling tumpang tindih. Ini wajar: staf senior yang sangat berpengalaman boleh berpenghasilan sedikit di atas supervisor yang baru diangkat.

Kesalahan yang sering terjadi

Menyusun berdasarkan orang, bukan jabatan. Struktur menilai jabatannya. Kinerja orangnya diatur lewat posisi di dalam rentang.
Terlalu banyak grade. Sepuluh grade untuk 30 karyawan membuat struktur sulit dijalankan.
Disusun lalu disimpan. Struktur perlu ditinjau minimal setahun sekali, bersamaan dengan penetapan upah minimum yang baru.

Ringkasnya

Struktur dan skala upah yang sederhana tetapi dijalankan jauh lebih berguna daripada struktur rumit yang tidak pernah dipakai. Mulailah dari daftar jabatan yang rapi, lalu bangun grade dan rentangnya sedikit demi sedikit.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.