Konsultan HR untuk perusahaan kecil: kapan perlu, dan cara memilihnya

Di perusahaan dengan 10 sampai 50 karyawan, urusan HR biasanya dipegang pemilik, manajer operasional, atau tim keuangan, di sela pekerjaan utama mereka. Cara ini bisa berjalan cukup lama, sampai suatu saat muncul pertanyaan yang tidak bisa dijawab sendiri: kontrak ini masih boleh diperpanjang atau tidak, berapa hak karyawan yang mengundurkan diri, atau bagaimana menyusun Peraturan Perusahaan.

Pada titik itu, banyak perusahaan mempertimbangkan konsultan HR. Artikel ini membantu Anda menilai apakah memang perlu, dan bagaimana memilih yang tepat.

Tanda perusahaan perlu bantuan HR dari luar

• Jumlah karyawan sudah atau hampir 10 orang, tetapi belum ada Peraturan Perusahaan.
• Kontrak kerja dibuat dari templat yang tidak jelas asalnya, atau diperpanjang tanpa catatan.
• Pendaftaran BPJS, laporan WLKP, atau perhitungan THR sering terlambat atau dihitung ulang.
• Ada karyawan yang keluar dengan perselisihan, dan perusahaan tidak yakin langkahnya sudah benar.
• Pemilik menghabiskan waktu berjam-jam setiap bulan untuk urusan administrasi karyawan.
• Perusahaan tumbuh cepat dan butuh struktur: uraian jabatan, sistem penilaian kinerja, atau struktur upah.

Satu atau dua tanda belum tentu berarti Anda butuh konsultan. Bila tiga atau lebih terjadi bersamaan, biaya mengabaikannya biasanya lebih besar daripada biaya memperbaikinya.

Konsultan HR, staf HR, atau outsourcing?

Ketiganya bisa saling melengkapi. Contohnya, konsultan membangun fondasi dan dokumen, lalu staf HR yang baru direkrut menjalankannya dengan pendampingan beberapa bulan.

Pertanyaan yang perlu diajukan ke calon konsultan

Soal pengalaman

• Apakah Anda pernah menangani perusahaan dengan ukuran dan bidang yang mirip?
• Siapa yang akan benar-benar mengerjakan pekerjaan kami, dan apa latar belakangnya?
• Apakah Anda masih aktif menangani urusan HR, sehingga mengikuti aturan terbaru?

Soal ruang lingkup dan harga

• Apa saja yang termasuk dan yang tidak termasuk dalam harga?
• Apakah harganya tetap, atau dihitung per jam?
• Bagaimana bila ada revisi, atau bila pekerjaan butuh waktu lebih lama?

Soal hasil

• Dokumen apa yang akan kami terima, dan dalam format apa?
• Apakah dokumen dan sistemnya menjadi milik kami sepenuhnya?
• Apakah ada sesi penjelasan, supaya tim kami bisa menjalankannya sendiri?

Soal kerahasiaan dan batas

• Bagaimana data karyawan kami dilindungi? Apakah ada perjanjian kerahasiaan dan perjanjian pemrosesan data?
• Apa yang tidak Anda tangani? Konsultan yang baik tahu batasnya, misalnya merujuk sengketa di pengadilan ke advokat.
• Kapan Anda bisa dihubungi, dan berapa lama biasanya membalas?

Tanda bahaya

• Menjanjikan hasil yang tidak bisa dijanjikan, misalnya PP "pasti disahkan dalam seminggu". Jangka waktu pengesahan ditentukan instansi, bukan konsultan.
• Menyarankan cara menghindari kewajiban, misalnya tidak mendaftarkan BPJS, atau memakai kontrak PKWT untuk pekerjaan tetap. Penghematan seperti ini biasanya berakhir lebih mahal.
• Harga tidak tertulis atau ruang lingkup yang berubah-ubah setelah pekerjaan dimulai.
• Dokumen tidak diserahkan, atau perusahaan tetap bergantung pada konsultan untuk hal yang seharusnya bisa dijalankan sendiri.
• Tidak ada perjanjian kerahasiaan padahal akan menerima data karyawan.

Bekerja dengan konsultan secara daring

Sebagian besar pekerjaan HR untuk perusahaan kecil bisa dilakukan secara daring: konsultasi lewat panggilan video, berbagi dokumen secara aman, dan pemeriksaan dokumen dari jarak jauh. Untuk perusahaan di Jakarta dan sekitarnya, ini menghemat waktu perjalanan kedua pihak. Yang perlu disepakati sejak awal adalah jadwal pertemuan, saluran komunikasi, dan cara mengirim dokumen yang berisi data karyawan.

Mulai dari yang kecil

Bila belum yakin, mulailah dari satu kebutuhan yang jelas, misalnya pemeriksaan kepatuhan atau penyusunan Peraturan Perusahaan. Dari sana Anda bisa menilai cara kerja konsultan sebelum memutuskan kerja sama yang lebih panjang.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa biaya konsultan HR untuk perusahaan kecil?

Biayanya sangat bervariasi menurut ruang lingkup. Umumnya ada dua bentuk: harga per proyek, misalnya penyusunan Peraturan Perusahaan atau audit kepatuhan, dan biaya bulanan untuk dukungan rutin. Yang terpenting adalah harganya tertulis sebelum pekerjaan dimulai, lengkap dengan apa yang termasuk dan yang tidak.

Apakah konsultan HR bisa menggantikan staf HR?

Untuk perusahaan dengan 10 sampai 50 karyawan, konsultan bisa menjalankan sebagian besar fungsi HR yang bersifat keahlian dan administrasi berkala, seperti kontrak, kepatuhan, kebijakan, dan payroll. Namun tetap perlu satu orang di perusahaan sebagai penghubung untuk urusan harian, misalnya mengumpulkan data kehadiran dan menjadi kontak pertama karyawan.

Bagaimana memastikan data karyawan aman?

Mintalah perjanjian kerahasiaan dan perjanjian pemrosesan data pribadi sebelum mengirim data apa pun. Sepakati cara mengirim dokumen, siapa saja yang boleh mengakses, berapa lama data disimpan, dan apa yang terjadi dengan data setelah kerja sama berakhir. Ini juga kewajiban perusahaan menurut Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi.

Apakah konsultan harus berada di kota yang sama?

Tidak harus. Sebagian besar pekerjaan bisa dilakukan secara daring. Yang perlu dibahas sejak awal adalah kebutuhan yang menuntut kehadiran, misalnya perundingan dengan karyawan atau pemeriksaan di tempat, dan bagaimana kebutuhan itu ditangani.

Bagaimana bila ternyata tidak cocok?

Mulailah dari proyek kecil dengan hasil yang jelas, sebelum menandatangani kerja sama bulanan yang panjang. Untuk kontrak bulanan, periksa masa kontrak minimal dan cara mengakhirinya, serta pastikan semua dokumen yang sudah dibuat tetap menjadi milik perusahaan.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.