Dokumen HR yang sebaiknya dimiliki perusahaan dengan 10–50 karyawan

Saat karyawan masih sedikit, banyak urusan HR berjalan lewat kesepakatan lisan. Begitu jumlahnya mendekati 10, 20, atau 50 orang, cara ini mulai menimbulkan masalah: aturan berbeda antar karyawan, perselisihan tanpa pegangan, dan kesulitan saat ada pemeriksaan.

Berikut dokumen HR dasar yang sebaiknya dimiliki, dikelompokkan berdasarkan fungsinya.

Dokumen hubungan kerja

• Perjanjian kerja untuk setiap karyawan, baik waktu tertentu maupun tidak tertentu.
• Surat pengangkatan bila karyawan diangkat menjadi karyawan tetap.
• Uraian jabatan untuk setiap posisi.
• Struktur organisasi yang menunjukkan siapa melapor kepada siapa.

Aturan dan kebijakan

• Peraturan Perusahaan yang disahkan instansi ketenagakerjaan, wajib bagi perusahaan dengan 10 pekerja atau lebih yang belum memiliki perjanjian kerja bersama.
• Kebijakan kerja yang lebih rinci, misalnya cuti, lembur, kerja jarak jauh, dan penggunaan perangkat kerja.
• Kode etik, termasuk pencegahan pelecehan dan benturan kepentingan.

Berkas karyawan

• Data pribadi dan dokumen identitas yang diperlukan.
• Salinan perjanjian kerja dan perubahannya.
• Catatan penilaian kinerja, pelatihan, dan surat-surat penting.
• Bukti kepesertaan jaminan sosial.

Simpan berkas dengan akses terbatas. Data pribadi karyawan dilindungi undang-undang, sehingga hanya orang yang berkepentingan yang boleh membukanya.

Catatan operasional

• Catatan kehadiran dan lembur. Dasar perhitungan upah dan bukti bila terjadi perselisihan.
• Rekap upah dan slip gaji yang diberikan kepada karyawan.
• Catatan cuti. Sisa cuti setiap karyawan.
• Laporan wajib kepada pemerintah, seperti Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan (WLKP).

Prosedur

• SOP rekrutmen dan onboarding.
• SOP payroll.
• SOP offboarding dan serah terima.
• Alur penyampaian keluhan karyawan.

Dari mana memulai

Tidak perlu menyusun semuanya sekaligus. Urutan yang masuk akal:

1. Perjanjian kerja yang benar untuk semua karyawan.
2. Catatan kehadiran dan upah yang rapi.
3. Peraturan Perusahaan bila sudah mencapai 10 pekerja.
4. Uraian jabatan dan SOP utama.
5. Kebijakan tambahan sesuai kebutuhan.

Ringkasnya

Dokumen HR bukan sekadar kewajiban administrasi. Dokumen yang rapi membuat aturan berlaku sama untuk semua, memudahkan atasan mengambil keputusan, dan melindungi perusahaan bila terjadi perselisihan. Mulailah dari yang paling mendasar, lalu lengkapi bertahap.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.