Checklist offboarding: yang perlu dilakukan saat karyawan mengundurkan diri

Offboarding adalah proses mengakhiri hubungan kerja dengan rapi. Prosesnya sering dilakukan seadanya karena perhatian sudah beralih ke mencari pengganti. Padahal offboarding yang berantakan bisa menimbulkan masalah: pekerjaan terbengkalai, data perusahaan bocor, atau perselisihan soal hak karyawan.

Begitu pengunduran diri diterima

• Terima surat pengunduran diri secara tertulis dan catat tanggal terakhir bekerja.
• Atasan berbicara langsung dengan karyawan: alasan keluar, dan apakah ada yang bisa diperbaiki.
• Periksa ketentuan dalam kontrak kerja dan Peraturan Perusahaan tentang pemberitahuan pengunduran diri.
• Sampaikan kepada tim pada waktu yang tepat, dengan kalimat yang netral.

Serah terima pekerjaan

• Daftar pekerjaan yang sedang berjalan, tenggatnya, dan siapa yang akan meneruskan.
• Kumpulkan dokumen, berkas digital, dan kata sandi akun kerja yang dipegang karyawan.
• Perkenalkan pengganti atau rekan kepada pelanggan dan pemasok yang ditangani.
• Buat berita acara serah terima yang ditandatangani karyawan dan atasan.

Aset dan akses

• Pengembalian laptop, telepon, kartu akses, seragam, kendaraan, atau aset lain.
• Penutupan akses email, sistem, dan aplikasi pada hari terakhir, bukan berminggu-minggu kemudian.
• Pemindahan kepemilikan berkas dan akun kerja ke rekan yang ditunjuk.

Administrasi

• Perhitungan hak yang masih harus dibayar sesuai kontrak, Peraturan Perusahaan, dan ketentuan yang berlaku.
• Pengurusan status kepesertaan jaminan sosial.
• Penerbitan surat keterangan kerja (paklaring).
• Pembaruan data karyawan dan struktur organisasi.

Wawancara keluar

Wawancara keluar adalah kesempatan mendapatkan masukan yang jujur. Lakukan dengan tenang, sebaiknya oleh orang selain atasan langsung. Pertanyaan yang bisa dipakai:

• "Apa yang membuat Anda memutuskan untuk pindah?"
• "Apa yang paling Anda sukai selama bekerja di sini?"
• "Apa satu hal yang sebaiknya kami perbaiki?"

Catat jawabannya. Setelah beberapa kali, pola penyebab karyawan keluar biasanya terlihat.

Berpisah dengan baik

Mantan karyawan bisa menjadi pelanggan, rujukan kandidat, atau bahkan kembali bekerja suatu saat. Ucapan terima kasih dan perpisahan yang baik meninggalkan kesan positif tentang perusahaan.

Ringkasnya

Offboarding yang rapi melindungi perusahaan dan menghormati karyawan. Simpan checklist ini sebagai templat agar setiap pengunduran diri ditangani dengan cara yang sama.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.