Cara menulis uraian jabatan yang benar-benar dipakai

Uraian jabatan (job description) sering dibuat hanya untuk memenuhi syarat administrasi, lalu disimpan dan dilupakan. Padahal uraian jabatan yang baik berguna di banyak hal: menulis lowongan, menilai kinerja, menentukan upah, sampai menyelesaikan perdebatan "ini tugas siapa".

Isi minimum uraian jabatan

1. Nama jabatan dan posisi dalam struktur. Melapor kepada siapa, dan membawahi siapa.
2. Tujuan jabatan. Satu atau dua kalimat: mengapa jabatan ini ada.
3. Tanggung jawab utama. Lima sampai delapan butir, dimulai dengan kata kerja.
4. Ukuran keberhasilan. Bagaimana kita tahu jabatan ini dijalankan dengan baik.
5. Kualifikasi. Pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang benar-benar diperlukan.
6. Wewenang. Keputusan apa yang boleh diambil sendiri.

Tips menulis

Mulai dari tujuan, bukan daftar tugas

Tujuan jabatan membantu semua orang memahami prioritas. Contoh untuk staf administrasi penjualan: "Memastikan setiap pesanan pelanggan tercatat, ditagih, dan dikirim tepat waktu."

Pakai kata kerja yang jelas

Hindari kata seperti "membantu" atau "mendukung" tanpa penjelasan. Lebih jelas menulis "menyusun laporan penjualan mingguan" daripada "membantu pelaporan".

Kelompokkan tugas yang mirip

Dua puluh butir tugas kecil sulit dibaca. Kelompokkan menjadi tanggung jawab yang lebih besar, misalnya "pengelolaan pesanan", "penagihan", dan "laporan".

Bedakan wajib dan diinginkan

Pada kualifikasi, pisahkan yang wajib dari yang sekadar nilai tambah. Daftar syarat yang terlalu panjang membuat kandidat bagus enggan melamar.

Satu halaman sudah cukup

Uraian jabatan yang ringkas lebih mungkin dibaca dan dipakai.

Contoh singkat

Bagian	Contoh: Koordinator Gudang
Melapor kepada	Manajer Operasional
Tujuan	Memastikan barang diterima, disimpan, dan dikirim dengan akurat dan tepat waktu
Tanggung jawab	Mengatur penerimaan barang; menjaga akurasi stok; menjadwalkan pengiriman; memimpin tim gudang; menjaga keselamatan kerja di area gudang
Ukuran keberhasilan	Selisih stok saat stock opname, ketepatan waktu pengiriman, kecelakaan kerja
Wewenang	Mengatur jadwal tim gudang; menolak barang yang tidak sesuai pesanan

Kapan diperbarui

Tinjau uraian jabatan setiap kali ada perubahan struktur, saat merekrut untuk posisi itu, dan minimal setahun sekali bersamaan dengan penilaian kinerja. Libatkan atasan dan pemegang jabatan, karena merekalah yang paling tahu isi pekerjaannya.

Ringkasnya

Uraian jabatan yang baik menjawab tiga pertanyaan: mengapa jabatan ini ada, apa yang menjadi tanggung jawabnya, dan bagaimana keberhasilannya diukur. Tulis singkat, jelas, dan perbarui secara rutin.

Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Regulasi dan sistem pemerintah dapat berubah; periksa ketentuan terbaru atau konsultasikan kondisi perusahaan Anda.